Nachdem diese Woche die Zahl der E-Mails in meinem Posteingang in Mail mal wieder die 300er-Marke überschritten hatte, habe ich beschlossen: Das muss anders werden! Und es wurde anders. Geholfen dabei, mein Vorhaben in die Tat umzusetzen, hat mir ein Video von Merlin Mann.
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Seine Tipps habe ich wie folgt umgesetzt: Ich habe 3 neue Postfächer angelegt: „Archiv“, „Bearbeiten/dringend“ und „Bearbeiten/hat Zeit“. Merlin Mann empfiehlt, nur einen Ordner als Archiv anzulegen, und nicht Mails in verschiedene Unterordner einzusortieren. Stattdessen empiehlt er zum besseren Wiederauffinden von Mails, diese mit Tags zu versehen, z.B. mit MailTags.

Kommen nun E-Mails im Posteingang an, empfiehlt Merlin Mann, getreu der Selbstmanagement-Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen, folgende Handlungsweise:

• Als erstes wird darüber entschieden, ob die Mail eine Handlung erfordert. Wenn nein, wird sie entweder sofort gelöscht oder wandert in den Ordner „Archiv“.
• Dauert die Handlung, die die Mail erfordert, (z.B. die Beantwortung) weniger als zwei Minuten, wird sie sofort erledigt.
• Andernfalls wird entschieden: Muss die Handlung zeitnah erfolgen, kommt sie in den Ordner „Bearbeiten/dringend“, ansonsten wandert sie in den Ordner „Bearbeiten/hat Zeit“

Mal sehen, wie lange sich dieses System bei mir bewährt. Ich denke aber, dass es meinen Workflow auf einfache Weise gut unterstützt.

Hier noch das Video:

(via surfgarden)